L’operazione è riuscita perfettamente…

… purtroppo il paziente è morto. Da qualche giorno non riesco a inviare email al mio webmaster. Il problema? Il sistema di filtri per la posta indesiderata è talmente restrittivo che taglia fuori anche quella utile.

Un tecnico è un esperto di un segmento limitato di conoscenze. Verificare cosa ci sia oltre quel tratto non è suo compito. Almeno questa è la visione comune.

Scrivere è diverso: quando scrivi devi chiamare a raccolta risorse disparate, guardare più in là del tuo palmo di naso, raggiungere qualcuno. Anche la scrittura professionale richiede un certo savoir faire che riporta con i piedi per terra. Qualcosa di molto poco professionale, da usare cum grano salis.

Siamo esseri umani, prima che tecnici. Oltre all’algoritmo, usiamo il cuore, che non è l’abitacolo dei buoni sentimenti, ma la porta che ci mette in comune. Togliamoci il camice, la tuta, la divisa e parliamoci chiaro. Se il lettore è morto, l’operazione non è riuscita per niente.

Con la presente siamo ad inviare

Le lettere accompagnatorie, le copertine dei fax, ma anche le email con allegati devono creare un certo imbarazzo in chi le scrive.

Con la presente siamo ad inviare la documentazione

Perché mettere le mani avanti, quando dobbiamo consegnare qualcosa nelle mani del destinatario? Dare, offrire, inviare è semplice, senza tante cerimonie. Il destinatario non si offenderà se scriviamo:

Vi inviamo la documentazione

Siate diretti. Con garbo, gentilmente, ma diretti. Non temete di andare contro formule e convenzioni consolidate. La differenza, state certi, si farà sentire. In voi e in chi vi legge.

Come farsi cestinare una email, 2

Un cinghiale vi sta caricando e non sapete quante pallottole avete in canna. Cosa fate? Sparate in aria un paio di colpi per vedere se il fucile funziona?

Non per mettervi ansia, ma quando scrivete una email pensate al cestino che si avvicina al trotto. Come il facocero, è felice di fare a pezzi il frutto della vostra fatica e, se potesse, anche voi stessi. Non sprecate i colpi. Dite subito cosa volete. Centrate il bersaglio: per farlo, non dovete nemmeno esercitarvi al poligono di tiro.

Ma io credo nell’omeopatia. Credo che per curare un male ci voglia un male simile. Per questo l’email omeopatica di oggi arriva da una ditta ignota, come il milite. Ignota perché, nel bla bla adulatorio della presentazione si dimentica proprio di presentarsi.

Riassumo i punti principali:

• Manca il nome dell’azienda, il pay-off (ovvero: cosa fa?), e il link al suo sito internet
• L’oggetto recita genericamente “collaborazione” quando vorremmo sapere cosa ci vuole vendere
• Nel corpo del testo non c’è nemmeno una parola-chiave che riconduca al settore produttivo
• La sintassi traballante potrebbe far pensare alla solita truffa (ma l’azienda esiste veramente: ho rintracciato il sito dal dominio dell’email)
• Ancora una volta il gergo da corso (per corrispondenza?) di formazione aziendale ci fa sospettare che nemmeno il mittente sappia cosa vuole dire.

Dopo un attacco suicida come questo, cosa aspettarsi dai due allegati? … Antrace?

Come farsi cestinare una email

Si sa, nelle prime righe ti giochi tutto. A volte fin dall’oggetto. E’ la piramide rovesciata: prima mi dici la notizia (chi? cosa?), poi scendi nei dettagli. Se manca la base, addio lettore: la tua email finisce direttamente nel cestino.

Si sa, perché è normale irritarsi se qualcuno tarda ad arrivare al dunque (chiiii? che cooosa?). Ma chissà perché, quando siamo noi alla tastiera, le nebbie dell’oblio ci avvolgono. E allora fiumi, fiumi di parole come le acque di Lete. Tanto è gratis, no?

No, il tempo non è gratis. Anche se tu, caro addetto all’ufficio stampa della TNT (ah, ecco!), forse vieni pagato lo stesso, comunque lo impieghi. Ma voglio darti un consiglio. Fanne tesoro per il tuo futuro, almeno per te stesso: non far leggere agli altri quello che non leggeresti tu.

Buon lavoro.

PS: per chi non l’avesse ancora cliccata, ho inaugurato la nuova pagina Non farsi leggere: archivio di esempi negativi con una email di un noto corriere ai suoi clienti.

Il corriere che non arriva mai (al dunque)

Ecco il proclama di inizio anno della TNT Traco ai clienti (leggilo, se riesci). La prolissità dell’attacco basta già a guadagnarsi il cestino. Perché tanti (e poco sentiti) complimenti? Ma il testo è un vero e proprio campionario corporatese, ovvero brutte parole per addetti ai lavori che andrebbero bandite in pubblico. Un paio di esempi. Anzi, tre:

proattivo: non sapevo cosa volesse dire e da una rapida ricerca nemmeno il De Mauro.

“una serie di iniziative strategiche, frutto di importanti investimenti sul fronte della qualità”… perché non “nuovi servizi”?

“implementazione di nuovi processi operativi”… idem come sopra.

Il gergo è utile per intendersi tra colleghi. Quando inizi a parlarlo anche con i tuoi clienti diventa una cosa poco pulita. Linguaggio della mala.